Het is wel duidelijk dat de meeste bedrijven niet helemaal terug willen naar het oude, maar volledig digitaal werken is het ook niet. Dit betekent dat de organisatie moet toegroeien naar een hybride vorm van werken. Een stappenplan hiervoor is nuttig om sturing en richting te geven aan de inrichting van deze nieuwe vorm van (samen-)werken.
Hieronder presenteren we een stappenplan om vast te stellen hoe deze nieuwe vorm van werken er voor jouw organisatie uit ziet.
Stap 1: Behoefte van werknemers en werkgever
Het begint allemaal bij de behoefte van werknemers en werkgever. Iedere organisatie is anders, zo ook de mensen die er werken en de meest geschikte werkvormen. De missie, visie en doelstellingen van de organisatie zijn hiervoor het uitgangspunt. De eerste stap is dan ook: Stel vast wat de behoefte is van werknemers, maar ook van de werkgever. Wat willen werknemers eigenlijk en wat is minimaal nodig om klanten optimaal te kunnen blijven bedienen en innovatief te blijven in deze snel veranderende wereld? Maak het vooral concreet: hoeveel uren thuis, hoeveel op kantoor, en welke uren/dagen thuis en op kantoor. Vanuit het perspectief van de werkgever betekent dit beantwoording van de vraag: Welke fysieke contactmomenten zijn wel en welke zijn niet écht nodig voor een goede bedrijfsvoering? Hier kunnen vervolgens spelregels aan worden verbonden. Bijvoorbeeld: Bijeenkomsten waarbij iemand (eenzijdig) theoretische kennis deelt kunnen prima online. Een managementoverleg met belangrijke strategische besluitvorming op de agenda leent zich dan weer veel minder goed voor een digitale setting.
Voor de balans tussen werknemers en werkgever geldt dat flexibiliteit geen eenrichtingsverkeer is. Tegenover de flexibiliteit van de werkgever mag ook flexibiliteit vanuit werknemers worden verwacht en andersom.
Stap 2: Breng de samenwerking in kaart
Breng de huidige en gewenste samenwerking met behulp van organisatorische netwerkanalyse in kaart. Met wie werkt iedere werknemer het meest intensief samen? Met wie zou iedere werknemer vaker willen sparren? Welke connecties buiten het eigen team zijn relevant voor creativiteit en innovatie? Met behulp van visualisaties worden belangrijke patronen in samenwerking zichtbaar gemaakt. Vervolgens kunnen deze patronen gericht worden doorbroken of aangepast om de gewenste samenwerking te bereiken. Mooie bijkomstigheid is dat als onderdeel van de analyse de gemiddelde tijdsbesteding wordt meegenomen, zodat ook de effectiviteit van de nieuwe werkvormen de aandacht krijgt die het verdient.
Stap 3: Stel de nieuwe gewenste werkvormen vast
Stap 1 en stap 2 maken duidelijk wat de behoefte is van werknemers en werkgever en hoe de huidige en gewenste samenwerking eruit ziet. De laatste stap is om vast te stellen welke praktische werkvormen hier het beste bij passen. Hiermee wordt bedoeld dat iedere organisatie, afdeling of team bekijkt welke meetings, brainstormsessies, teamsessies, primaire taken en sociale bijeenkomsten wanneer, hoe (fysiek/online) en met welke frequentie kunnen plaatsvinden. Zo kan weer structuur worden aangebracht in de samenwerking en worden werkvormen geïntroduceerd waar zowel werknemer als werkgever gelukkig van worden.
