Nieuwe devices en technologieën zijn maar één kant van de hybride werken medaille: het gaat om een integrale benadering van de bricks, bytes en behavior. Een nieuwe manier van (samen)werken dus én bijbehorende facilitaire ondersteuning. Met een datagedreven aanpak voorkom je onnodige kosten voor verbouwing en herinrichting en bespaar je in ruimte en reiskosten.
Wat wordt het nieuwe normaal van (samen)werken? Laten we het vrij of schrijven we beleid voor waar iedereen zich aan moet houden? En wat moet het beleid dan worden? Hoe blijven we als organisatie effectief samenwerken en verbonden met elkaar? Allemaal vragen die je eigenlijk eerst moet beantwoorden voordat je begint aan huisvestingsbeleid en herinrichting van jouw kantoor.
Nut en noodzaak van een datagedreven aanpak
Het verbouwen en inrichten van een kantoor is een kostbare aangelegenheid. En hoe richt je jouw kantoor in als je niet weet wie wanneer naar kantoor komt om wat te doen? Met behulp van data voorkom je dat je de plank misslaat en zorg je voor een goed onderbouwd huisvestingsplan.
Er zijn verschillende bruikbare bronnen voor data:
- Met behulp van een enquête vraag je input van de beste consultants die er zijn: jouw eigen medewerkers.
- Andere bronnen zoals Outlook, Gmail, Slack, en/of sensoren leveren bruikbare inzichten in werkrelaties en het huidige hybride werkgedrag van medewerkers.
Datagedreven inzichten
Met onze datagedreven aanpak krijg je grip op vier, met elkaar samenhangende, onderwerpen: persoonlijke voorkeuren, tijdsbesteding en ruimtes, werkrelaties en persoonlijke drijfveren.
Persoonlijke voorkeuren
In de ideale wereld past de hybride werkomgeving perfect bij de wensen en behoeften van de medewerkers. Een belangrijke eerste stap is dan ook om inzicht te krijgen in deze wensen en behoeften. Immers, ieder mens is anders, zo ook de gewenste balans tussen thuiswerken en op kantoor, flexibiliteit en parttime werken. Hierbij geldt natuurlijk wel dat we de verbinding met elkaar en met de doelen van de organisatie niet uit het oog willen verliezen.
Met onze datagedreven aanpak brengen we de persoonlijke voorkeuren van de medewerkers in balans met het beleid van de organisatie op het gebied van aanwezigheid en bezetting. Zo behoudt je de verbinding met elkaar en met de doelen van de organisatie.
Tijdsbesteding en ruimtes
Een belangrijke vraag voor de inrichting van kantoren is: Waar besteden mijn werknemers hun tijd aan op kantoor en waar hebben ze dan behoefte aan?
Figuur 1 is een voorbeeld van de gemiddelde tijdsbesteding op kantoor per dag. Inzicht in deze tijdsbesteding, gecombineerd met de voorkeuren voor ruimtes, geeft heel concreet input voor (her-)inrichting van het kantoor.
Werkrelaties
Veel organisaties geven aan het moeilijk te vinden met elkaar in verbinding te blijven. Thuiswerken heeft voordelen, maar hoe houd je de verbinding tussen collega’s en de organisatie in stand? Inzicht in werkrelaties (b.v. samenwerken en problemen oplossen, brainstormen of overleggen) maakt het mogelijk collega’s op een ‘slimme’ manier samen te brengen op kantoor. En dat op die dagen dat het hen ook goed uitkomt.
De samenwerkingsverbanden of informele netwerken binnen de organisatie zeggen ook iets over de geschiktheid van bepaalde keuzes in het huisvestingsbeleid. Voor sommige organisaties geldt bijvoorbeeld dat relatief veel medewerkers net zo makkelijk vanuit huis met collega’s schakelen, dan samen op kantoor, zonder daarbij het gevoel van verbinding te verliezen. In dat geval is het misschien niet de beste keuze een kantoor in te richten als ‘ontmoetingsplaats’ voor medewerkers. Een ander voorbeeld is de samenwerking binnen en tussen teams. Voor organisaties of afdelingen waar relatief veel sprake is van multidisciplinaire samenwerking, is het misschien helemaal niet logisch om met een team een vaste dag op kantoor af te spreken of andere afspraken te maken op teamniveau.
Inzicht in de werkrelaties maakt het ook mogelijk om een planning te maken: Wie kan er het beste wanneer naar kantoor komen en waarvoor? En waar is dan behoefte aan, in termen van facilitaire ondersteuning?
Wie kan er het beste wanneer naar kantoor komen en waarvoor?
Persoonlijke drijfveren
Wanneer je als organisatie actief wilt proberen het hybride werkgedrag (positief) te beïnvloeden, dan is het handig om te weten waarom medewerkers graag naar kantoor komen of juist thuis willen werken. Wanneer we figuur 2 en 3 met elkaar vergelijken, dan zien we op het eerste oog misschien geen grote verschillen. Echter, er zijn wat interessante bevindingen:
- De groep medewerkers die graag 3 dagen of meer thuiswerken, geven naar verhouding vaker aan dat een belangrijke reden om thuis te werken is om gefocust te kunnen werken aan de eigen taken.
- Daarnaast staan ze vaker neutraal tegenover het vergaderen en kennis delen met collega’s. Voor deze groep zijn deze activiteiten dus geen belangrijke reden om naar kantoor te komen.
- Ook staan ze vaker neutraal tegenover de faciliteiten op kantoor.
Het bieden van goede mogelijkheden om gefocust te kunnen werken aan de eigen taken op kantoor, lijkt dus een goed begin om deze groep medewerkers wat vaker naar kantoor te brengen, indien gewenst.
Sturen op gedrag haalt veel meer uit je investeringen in huisvesting en ICT.
Overige inzichten
De verzamelde data vormen een schat aan informatie voor aanvullende analyses. Denk bijvoorbeeld aan mogelijke besparing in ruimte en reiskosten. Of aan de relatie tussen de tevredenheid over de huidige hybride werkomgeving en de persoonlijke voorkeuren en drijfveren van de medewerkers. Zo weet je waar jouw medewerkers gelukkig van worden.
Meer weten?
Wil je meer weten over welke inzichten over hybride werken onze datagedreven aanpak jou kan bieden? Neem dan contact met ons op via info@dlnetworkanalytics.com. We denken graag met je mee over jouw unieke vraagstuk.
